نظرة عامة على إدارة المشروعات
تعرف إدارة المشروع بأنها عملية تنظيم وإدارة الموارد المتاحة (البشرية والمالية) ، وتحسينها ، والاستفادة منها لإنجاز المشاريع بجودة وكفاءة عالية. تتكون إدارة المشروع من سلسلة من العناصر بما في ذلك الوقت والتكلفة والموارد والمهام (الأنشطة) التي يتعين إنجازها. يقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية إدارة المشروع وتخطيطه وتنظيمه ومراقبته والإشراف على عملية تنفيذ المشروع لضمان تنفيذ المشروع وفقًا للمعايير والخطط والوثائق الرسمية. إدارة وتوظيف جميع الموارد المتاحة لمساعدة المشروع ، وكذلك توزيع المهام على فرق العمل وتحديد المسؤوليات والواجبات والسلطات، بالإضافة إلى تنظيم العلاقات ، والبقاء على اتصال منتظم ومتابعة تقدم المشروع مع السلطات العامة وأصحاب المصلحة وهذا يضمن أعلى مستويات الجودة والكفاءة واتخاذ القرار في الوقت الفعلي.
أهمية مهارات إدارة المشاريع
بغض النظر عن طبيعة وظيفتك أو منصبك ، فإن امتلاك المهارات اللازمة لإدارة المشروع يعد من أهم المهارات التي يجب أن تمتلكها ، حيث أنها لا تقتصر على أي مجال أو تخصص معين. هذه منهجية يمكن اتباعها للقيام بأي نشاط أو مهمة أو عمل. على وجه الخصوص ، يجب إدارة جميع الأعمال والأنشطة ، مهما كانت طبيعتها ، بشكل جيد حتى يتم إكمالها بنجاح وفعالية. أيضًا ، يمكن أن تساعد مهارات التعلم المتعلقة بتنظيم المهام وتوزيعها وجدولتها والتحكم في العمليات والآلات والمعدات وتنظيم العلاقات بين الأشخاص العاملين في مشروع ما في تحسين الإنتاجية وتأمين المخرجات النهائية، وتساهم في تلبية المواصفات وسير العمل دون عناء ومرونة دون نزاعات أو فواتير أو تأخير أو زيادة تكاليف المشروع الإجمالية.
منهجيات إدارة المشاريع
يتم تعريف منهجية إدارة المشروع (PMI) على النحو التالي: مجموعة من الممارسات والتقنيات والقوانين والقواعد والتقنيات المستخدمة من قبل المتخصصين في إدارة المشاريع.
أكثر منهجيات إدارة المشاريع شيوعًا:
- الدليل المعرفي لإدارة المشاريع: يركز هذا الكتاب على أهم المهارات والمصطلحات والإرشادات والمعايير المطلوبة لإدارة المشروع. يشمل إعداد الميزانيات المالية وإدارة مدخلات ومخرجات المشروع النهائية، كما أنها تستخدم على نطاق واسع في الولايات المتحدة وهي معتمدة من قبل المعهد الوطني الأمريكي للمعايير.
- برينس: تستخدم هذه المنهجية على نطاق واسع في المملكة المتحدة والبلدان الناطقة باللغة الإنجليزية. يتم استخدامها لتحديد التكاليف الرئيسية وإدارة المخاطر وتوضيح قنوات الاتصال وتحديد أدوار ومسؤوليات المشاركين في المشروع.
- منهجية آجايل – Agile – أو المنهجية الرشيقة: هذه واحدة من أكثر التقنيات شيوعًا وغالبًا ما تستخدم في المشاريع الكبيرة والمعقدة أو سريعة التطور. مثل مشاريع الاتصالات والبرمجيات. يتميز بالاستجابة السريعة لمتطلبات والاستجابة السريعة للمتطلبات المتغيرة. وهو يقوم على مبادئ تشمل: (تخطيط التكيف ، تطوير التكنولوجيا ، التسليم المبكر ، التحسين المستمر ، الاستجابة السريعة ، المرونة في التغيير ، الاعتماد على الدعم ، الثقة والتحفيز).
أقرا أيضا: ما هي إدارة المشاريع الاحترافية
إدارة نطاق المشروع
تعد إدارة نطاق المشروع من أهم المهارات المطلوبة لإدارة المشروع لضمان تنفيذ المشروع وفقًا لنطاق المشروع المحدد والمتفق عليه بين أصحاب المصلحة.
فيما يلي أهم الأدوات للمساعدة في إدارة نطاق المشروع:
- تحليل متطلبات المشروع: عملية تحديد العمل وتحليل المتطلبات المطلوب تسليمها.
- طريقة نطاق العمل: طريقة للدلالة على الملفات والمستندات لتسليمها بالاتفاق مع أصحاب المصلحة.
- التحكم في النطاق: يعد التحكم في نطاق المشروع أحد أهم مهارات إدارة المشروع لأنه يساعد في تقليل حجم طلبات التغيير والتغييرات غير المتوقعة في المشروع والتي يمكن أن تؤدي إلى التأخير في الجداول الزمنية وتكاليف المشروع.
- الحصول على الدعم المناسب: يعمل الدعم الجيد من أصحاب المصلحة والفرق والعملاء والموردين ومديري المشاريع على تحسين إمكانية تطبيق المشروع وتنفيذه.
تطوير المشروع ومراجعته
هذه الخطوة مهمة جدًا لتحليل نطاق تطوير المشروع ومراجعته بانتظام من أجل التحسين والتطوير المستمر. تتضمن بعض الأساليب المفيدة لمراجعة المشروع وتطويره ما يلي:
- مراجعة ما بعد الإجراء: عملية مراجعة منظمة يتم من خلالها تقييم المشاريع وقياس تقدمها من خلال تحليل أنشطة المشروع. كما يتضمن إجراء التعديلات عند الضرورة واستخراج أهم النتائج لاستخدامها في مشاريع أخرى.
- مراجعة ما بعد المشروع: تُستخدم هذه العملية لتحليل الملفات النهائية للمشروع المستلمة وتحديد ما إذا كان العمل الإضافي بحاجة إلى إضافته أو تنفيذه والذي سيعود بالفائدة على المشروع ككل.
الملخص: يلعب امتلاك مهارات إدارة المشاريع دورًا مهمًا وفعالًا في زيادة إنتاجية المشروع ويساعد على تقليل الخسائر المالية من خلال وضع خطط وجداول زمنية دقيقة لتنفيذ الأعمال والمهام ، وبالتالي فهي حاجة ملحة. بالإضافة إلى تحديد المسؤوليات والتأكد من تلبية جميع متطلبات المشروع بشكل صحيح لتحقيق أداء أفضل وسرعة في تنفيذ الأنشطة وضمان جودة أعلى للنتيجة النهائية للمشروع.
سيساعدك أيضًا على تحسين أدائك المهني والتقدم في حياتك المهنية وعلى تعلم مهارات إدارة المشروع الضرورية في تحقيق أعلى عوائد ممكنة (مالية ومعنوية). كما أنه يساهم في بناء التواصل المباشر والمستمر مع أصحاب المصلحة، مما يزيد من فرص التمويل المناسب.
